Procedura zgłoszeń zewnętrznych

W Urzędzie Miasta Mysłowice od 25 grudnia 2024 r. obowiązuje procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych ustalona zarządzeniem nr 576/24 Prezydenta Miasta Mysłowice z dnia 23 grudnia 2024 r. (link)

Celem procedury zgłoszeń zewnętrznych jest określenie zasad postępowania zapewniających skuteczny mechanizm informowania organów publicznych o naruszeniach prawa oraz umożliwiających:

1) podejmowanie odpowiednich działań następczych w celu ich wyjaśnienia,

2) zapobieganie dalszym naruszeniom,

3) ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi,

4) ochronę poufności sygnalisty.

Ochrona poufności

Zgłoszenia o naruszeniu prawa oraz kontakty z osobą zgłaszającą naruszenie są objęte poufnością. Informacje zawarte w zgłoszeniu będą wykorzystywane wyłącznie w celach związanych z postępowaniem wyjaśniającym oraz ochroną sygnalisty. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa osobie zgłaszającej naruszenie oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych.

Prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub objętych jego treścią jest realizowane z wyłączeniem informacji o źródle tych danych, chyba że:

a) sygnalista nie spełnia wymogów określonych w art. 6 ustawy,

b) lub wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego prawa krajowego oraz prawa Unii Europejskiej, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji

Jeżeli posiada Pani/Pan informacje dotyczące uzasadnionego podejrzenia zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego prawa krajowego oraz prawa Unii Europejskiej, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji z ww. dziedzin, to może Pani/Pan zgłosić takie naruszenie w następujący sposób:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@um.myslowice.pl w zaszyfrowanym pliku. Hasło do pliku należy przekazać pracownikowi przyjmującemu zgłoszenia zewnętrzne osobiście lub telefonicznie, tel.: 32 317 13 49.

Link do instrukcji szyfrowania pliku przykładowym programem;

2) w formie listownej na adres: Urząd Miasta Mysłowice, ul. Powstańców 1, 41-400 Mysłowice z dopiskiem na kopercie: „Zespół ds. zgłoszeń o naruszeniu prawa - zgłoszenie do rąk własnych”;

3) poprzez wrzucenie pisma do dedykowanej skrzynki wrzutowej znajdującej się w holu/przedsionku Urzędu Miasta przy wejściu do budynku od ulicy Strażackiej. Skrzynka sprawdzana jest codziennie przez członka Zespołu ds. zgłoszeń o naruszeniu prawa;

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być dokonane w formie ustnej podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Zespół ds. zgłoszeń o naruszeniu prawa.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Inicjowanie zgłoszeń

Jeżeli sygnalista oceni, że nie istnieje ryzyko działań odwetowych, a naruszenie prawa może zostać skutecznie rozwiązane w ramach struktur organizacyjnych danego organu, w Urzędzie Miasta Mysłowice zaleca się korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Obsługa zgłoszeń i podejmowanie działań następczych

W Urzędzie Miasta odpowiedzialność za przyjmowanie zgłoszeń, realizację działań następczych oraz utrzymywanie kontaktu z sygnalistą spoczywa na Zespole ds. zgłoszeń o naruszeniu prawa.

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.

Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Wszystkie zgłoszenia podlegają analizie i są prowadzone z zachowaniem należytej staranności, niezależności oraz obiektywizmu; analiza ta jest tym skuteczniejsza, im dokładniejszy opis możliwego naruszenia zostanie przekazany w zgłoszeniu.

W Urzędzie nie proceduje się zgłoszeń anonimowych - informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo, są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

Etapy postępowania ze zgłoszeniami:

1) Przyjęcie zgłoszenia o naruszeniu prawa.

2) Wstępna formalna weryfikacja zgłoszenia.

3) Rejestracja zgłoszenia w odpowiednim rejestrze.

4) Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia - w terminie do 7 dni od daty jego wpłynięcia, chyba że:

a) sygnalista wyraźnie zrezygnował z takiego potwierdzenia, lub

b) osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia ma uzasadnione podejrzenia, że potwierdzenie mogłoby zagrozić poufności tożsamości sygnalisty.

5) Przekazanie zgłoszenia do właściwego organu publicznego – jeżeli sprawa dotyczy naruszeń prawa, które nie należą do kompetencji Urzędu, przekazanie musi nastąpić:

a) niezwłocznie, lecz nie później niż 14 dni od daty zgłoszenia,

b) w wyjątkowych przypadkach – do 30 dni, po uprzednim poinformowaniu sygnalisty o takim wydłużeniu terminu.

6) Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście - w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W szczególnych sytuacjach możliwe jest przedłużenie tego terminu do maksymalnie 6 miesięcy od daty zgłoszenia, o czym sygnalista również zostanie poinformowany.

Ochrona sygnalisty

1) Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

2) Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3) Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

4) Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.

Odpowiedzialność sygnalisty

Sygnalista może ponosić odpowiedzialność za dokonanie zgłoszenia wyłącznie w sytuacji, gdy:

a) nie miał uzasadnionych powodów, by sądzić, że zgłoszenie jest konieczne w celu ujawnienia naruszenia prawa określonego w ustawie,

b) zdobył informacje będące przedmiotem zgłoszenia lub uzyskał do nich dostęp w wyniku działania stanowiącego czyn zabroniony.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Klauzula informacyjna (dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia do organu)

Klauzula informacyjna (dla sygnalisty, którego zgłoszenie przesłał RPO lub inny organ)

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/5krytkaESP)